Minggu ke - 3 di kelas Ulat-Ulat ini kami para peserta dimasukkan kedalam satu kelompok/yang kita sebut "Rumah Keluarga" sesuai prioritas ilmu yang ingin kita pelajari dan dalami.
Dirumah ini, kami memberikan nama "Uluwatu"
yang artinya ulat-ulat waktu kanrena prioritas ilmu kami yaitu mempelajari mengenai "Manajemen Waktu".
Sangat bersyukur rasanya bisa masuk dalam rumah keluarga ini dan merasa senang karena digabungkan dengan ibu-ibu yang haus ilmu yang sama, banyak sekali ilmu dan metode-metode yang bisa dipelajari agar bisa memenej waktu agar bisa lebih terarah.
Berikut beberapa ilmu yang saya dapatkan dikeluarga baru saya :
PRINSIP MANAJEMEN WAKTU
Manajemen waktu adalah saat kita bisa mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang penting untuk dilakukan, bukan berarti kita harus dan bisa melakukan banyak hal/pekerjaan.
STRONG WHY
Strong why disini adalah alasan kuat kita kenapa harus mengatur waktu dengan baik. Untuk apa bersusah-susah mengelola waktu. Apa yang ingin dicapai dalam sebuah pembagian waktu dan kepentingan. Semua itu yang akan menjadi pendorong semangat saat mengalami ketenuhan dan inkonsisten dalam memenej waktu.
Alasan terkuat mengapa kita harus mengatur waktu yang dititipkan ke kita dengan sebaik-baiknya adalah :
1. Waktu tidak bisa diputar kembali & harus dipertanggungjawabkan kelak
2. Jika tidak diisi dengan hal hal positif maka otomatis akan terisi dengan hal yang negatif atau sia sia
3. Hari ini harus lebih baik dari hari kemarin
4. Kita tidak tahu kapan kita akan mati
5. Setiap orang diberi jatah waktu yang sama dalam sehari 24 jam
METODE
Banyak metode atau teknik yang ditawarkan dalam mengelola waktu dan pekerjaan di rumah Uluwatu kami, diantaranya :
1. Pomodoro
Pomodoro merupakan sebuah teknik manajemen waktu yang diciptakan oleh Francesco Cirillo dari Italia.
Teknik pomodoro membagi waktu kerja menjadi interval bernama "jendela kerja" selama 25 menit. Setelah 25 menit berakhir, diiringi interval waktu istirahat.
Ada 5 tahap untuk memulai teknik pomodoro mengikuti buku Pomodoro Technique Ilustrated
1. Planning - Ekstradisi kegiatan paling penting dalam sehari dan dimasukkan dalam to do list ( disebut inventarisasi kegiatan) ini adalah komitmen kita dalam satu hari
2. Tracking- Kita sudah menentukan aktivitas kita langsung menyalakan timer dan menjalankan aktivitas kita selama 25 menit. Selama 25 menit tembok atau biasa disebut dengan pomodori kita bisa mengumpulkan matriks dari proses yang sudah kita jalankan misalnya setelah kita jalankan 25 menit ternyata pak ini tidak terlalu penting dan merasa seperti pikiran kita jadi pomodori berikutnya kita bisa memilih hal yang lebih prioritas lagi.
3. Recording- Pada akhir hari atau di malam hari ya mencatat pengamatan pomodori kita selama satu hari pada lembar catatan disini kita akan bisa melihat berapa kali kita diinterupsi oleh kegiatan yang lain
4. Processing - setelah memiliki catatan kegiatan pomodori kita memiliki data yang berubah menjadi informasi misalnya Berapa banyak rata-rata gangguan dalam 25 menit
5. Visualition - Intinya dari 4 proses diatas kita bisa jadi tau kebiasaan kerja kita dengan kenyataan yang ada.
2. Bullet Journal
Bullet journal atau bujo merupakan sistem perencanaan secara manual atau analog yang dapat membantu kita dalam mengatur dan memantau aktivitas sehari-hari. Dengan bullet journak setiap aktivitas, goals, dan rencana di masa depan dapat tercatat dengan terstruktur, sehingga memudahkan kita untuk mengingat dan melakukan kegiatan yang sudah direncanakan.
3. To-do List
To-do list merupakan daftar tugas-tugas yang mesti dikerjakan dalam suatu rentang waktu, misalnya harian, mingguan, bulanan yang dibuat dalam bentuk tertulis.
Tambahan dari Mbak Gedwina Nur Azizah :
Kesalahan yang sering dilakukan oleh orang awam saat membuat jadwal to do list adalah memasukkan semua kegiatan yang "ingin" dilakukan. Padahal yang harusnya dimasukkan adalah yang "penting/ harus" dilakukan.
Yang penting / harus dilakukan ini sebutannya adalah "Big Rock". Big Rock ini tidak boleh digeser oleh apapun, oleh siapapun. Bagaimana jika bekerja dalam tim? Maka kita harus merancang big rock tim bersama2. Dan tim harus tau apa big rock masing2 anggota timnya.
Satu hal lagi kesalahan yang sering dilakukan orang awam adalah membuat jadwal harian sampai penuh, tidak ada space untuk "hal-hal yang emergency atau tidak terduga". Sehingga seringkali to do list kita banyak yang tidak tercapai dan kita merasa gagal. Jadwal ketat dari subuh sampai jam tidur. Kalau bisa 24 jam semua ada jadwalnya. Itu kesalahannya.
To do list itu tidak boleh diisi penuh semua. Standar stephen covey itu mengisi 65% dengan big rock, dan sisanya adalah hal2 yang bisa digeser-geser waktunya, bisa diubah, bisa di cancel, atau kosongkan saja. Jadi ada ruang untuk hal2 tidak terduga dan kita tidak merasa gagal saat tidak bisa memenuhi semua jadwal-jadwal kita.
4. Heat Map
Heat map itu semacam plot waktu produktif kita dalam sehari, tiap orang pasti berbeda-beda.
Terdapat beberapa istilah dalam heat map, yaitu :
- level red atau "supernova" adalah jam-jam kita sangat produktif, kerja bisa cepet banget.
- level orange, ini pun masih produktif,
- level yellow sudah mulai menurun produktifitasnya, kadang bengong,
- level green ini level udah sisa-sisa energi, dan
- level grey itu biasanya waktu istirahat/tidur
5. Kandang Waktu
Kandang waktu adalah membuat blok-blok waktu minimal 2 jam, kemudian mengisi blok tersebut dengan tugas-tugas harian maupun tugas lain yang penting. Jika blok waktunya selesai maka tugas tidak usah dilanjutkna lagi dan fokus ke blok waktu berikutnya.
Kandang waktu terbagi menjadi 2, yaitu jadwal rutin dan jadwal dinamis. Jadwal rutin merupakan aktivitas keseharian yang tidak bisa diganggu gugat, contohnya : sholat, makan, beberes, dll. Sedangkan jadwal dinamis adalah aktivitas pendukung diluar jadwal rutin.
SKALA PRIORITAS
"Tanpa prioritas yang jelas, kita mungkin sibuk namun sama sekali tidak produktif"
Prioritas membantu kita agar bisa fokus (fokus memerlukan target yg jelas).
Bongkar semua jenis aktivitas yang biasa dikerjakan dalam sehari. Lalu pilah-pilah, mana yang termasuk pekerjaan yang penting dan prioritas utama mau dikerjakan. Ada tabel kuadran untuk menentukanaktivitas prioritas.
Kategorikan aktivitas tersebut salam matriks:
- Penting-mendesak
- Penting-tidak mendesak
- Tidak penting-mendesak
- Tidak penting-tidak mendesak
FOKUS
Fokus dan perbanyak penggunaan waktu untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan pada prioritas penting sangat dianjurkan dalam time management. Pada saat kita fokus dalam melaksanakan sebuah pekerjaan, maka kita tidak akan dibayang-bayangi oleh pekerjaan lain yang menunggu.
Bukankah Allah sudah mengajarkan kita agar fokus mengerjakan 1 pekerjaan dahulu, jika telah selesai baru pindah ke pekerjaan yang lian? Dalam Al-Quran surah Asy-Syahr ayat 7 disebutkan :
"Maka apabila kamu telah selesai (dari suatu urusan), maka kerjakanlah dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain"
Pada saat kita fokus, semua target yang telah kita buat insya Allah bisa tercapai.
KONSISTEN DAN KOMITMEN
Kunci keberhasilan manajemen waktu yang kita buat adalah konsisten dan komitmen.
Semua tehnik manajemen waktu yang ada membutuhkan konsistensi minimal 90 hari agar terbentuk habbit.
Komitmen merupakan tanggung jawab terhadap pemenuhan janji yang telah kita buat. Janti terhadap diri sendiri untuk menjadi pribadi yang lebih baik dalam menghargai waktu dan menyelesaikn pekerjaan yangbtelah direncanakan.
TIDAK MENUNDA-NUNDA PEKERJAAN
Waktu setiap manusia di dunia ini sama-sama 24 jam. Namun ada yang mampu berbuat sesuatu yang luar biasa dan bermanfaat bagi orang lain dan ada pula manusia yang waktunya dalma sehari hanya berkeluh kesah tanpa ada aktivitas yang berarti.
Waktu tidak akan bisa diputar ulang. Jangan sampai penyesalan datang dikemudian hari kita baru menyesal, namun pintu sudah tertutup untuk melakukannya (reminder for me).
Oleh karena itu, segera kerjakan target kita, sebelum pekerjaan penting masuk ke ranah mendesak.
EVALUASI
Dalam sehari menjelang tidur, atau sepekan di akhir pekan, atau setahun di penghujung tahun, kita perlu mengevaluasi apa yang telah kita lakukan. Evaluasi Rencana apa yang telah terlaksana dan apa yang gagal. Pelajari mengapa bisa mandek.
Berikan reward (hadiah) pada diri sendiri jika berhasil melaksanakan target. Dan jangan sungkan memberikan punishment (hukuman) jika tidak berhasil dilaksanakan karena faktor kelalaian.
Tips Manajemen Waktu :
- Tentukan visi dan misi. Visi itu adalah tujuan misi adalah langkah/strategi yg digunakan
- Skala prioritas
- Timeline
- Kerjakan pekerjaan satu persatu
- Mengukur kemampuan diri
- Kenali diri dengan mengetahui ranah suka dan tidak suka
- Tentukan skala prioritas kegiatan rutin serta kegiatan yang ingin/hendak dilakukan
- Fokus dan perbanyak penggunaan waktu untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan pada prioritas penting
- Minimalisir dan mulai biasakan untuk mengilangkan pekerjaan-pekerjaan tidak penting
- Fokus, konsisten, dan komitmen
- Segera kerjakan, sebelum pekerjaan penting masuk ke ranah mendesak.
Renungan Mengenai Waktu :
- Waktu tidak bisa diputar kembali dan harus dipertanggungjawabkan kelak
- Jika tidak diisi dengan hal positif, maka akan terisi dengan hal yang negatif/sia-sia
- Hari ini harus lebih baik dari hari kemarin
- Kita tidak tahu kapan kita akan mati
- Setiap orang diberi jatah waktu yang sama dalam sehari 24 jam
- Jangan suka menunda nanti kita lupa
- Kita adalah cermin dari waktu yang kita habiskan
Demikian jurnal mengenai "Manajemen Waktu yang saya dapatkan dikeluarga baru dan semoga bermanfaat. Aamiin😊
#janganlupabahagia
#jurnalminggu3
#materi3
#kelasulat
#bundacekatan
#buncekbatch1
#buncekIIP
#institutibuprofesional
Tidak ada komentar:
Posting Komentar